Mechanizmy i sposoby archiwizacji dokumentów

Wydajność i efektywność pracy w biurze wiąże się w dużej mierze z jej doskonałą organizacją. Umożliwia to wygodne wykonywanie codziennych zadań oraz szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji. W celu zapewnienia porządku w firmie wszystkie dokumenty powinny być w odpowiedni sposób zarchiwizowane, aby był do nich łatwy dostęp. Jakie są więc mechanizmy i sposoby archiwizacji dokumentów? Odpowiadamy w artykule!

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Firmy mają obowiązek przechowywać rozmaite dokumenty (takie jak umowy czy faktury) przez wiele lat, w związku z czym bardzo ważne jest, by w razie konieczności mieć do nich łatwy i szybki dostęp. Odpowiednie przechowywanie jest także istotne ze względu na bezpieczeństwo. Dzięki temu dokumenty będą zawsze właściwie posegregowane i zgromadzone w jednym miejscu.

Ponadto będą one zabezpieczone przed brudem czy wilgocią, a także dostępem do nich nieupoważnionych osób. Archiwizacja polega na trwałym i uporządkowanym przechowywaniu dokumentów. Dobra organizacja przydaje się nie tylko w biurach, ale też domach, szkołach, placówkach medycznych czy magazynach.

Segregatory

Do archiwizacji dokumentów najczęściej wykorzystywane są segregatory biurowe z mechanizmami dźwigniowymi i pudła archiwizacyjne. Są to produkty nadal bardzo popularne, a ich użytkowanie jest proste i wygodne. Co więcej, dzięki specjalnym mechanizmom do segregatorów, zapewniają łatwy dostęp do wszystkich umieszczonych w nich koszulek lub pojedynczych kartek. Rodzaje mechanizmów używanych w segregatorach:

• mechanizmy ringowe typ R (kształt ringu okrągły),

• mechanizmy ringowe typ D (kształt ringu D),

• mechanizmy ringowe typ Q (kształt ringu prostokątny),

• mechanizmy dźwigniowe M50, M70, M80 z dociskaczem (otwierane i zamykane przy pomocy poręcznej dźwigni).

Wąsy skoroszytowe

Drugim popularnym sposobem archiwizacji dokumentów jest wykorzystanie wąsów skoroszytowych. Umożliwiają one wygodne spinanie ze sobą dokumentów, np. faktur czy umów oraz wielu innych. Dzięki nim zachowasz porządek w swoim biurze. Rodzaje wąsów skoroszytowych:

• metalowe,

• plastikowe,

• samoprzylepne,

• samoprzylepne z zawieszkami.

Ich użytkowanie jest bardzo proste, a co więcej – możesz je wykorzystywać samodzielnie lub wpinać do segregatorów i skoroszytów. Najlepszej jakości artykułów do archiwizacji dokumentów szukaj w ofercie renomowanych hurtowni, takich jak Kakado. Dzięki temu zaopatrzysz się w materiały, które są praktyczne, estetyczne i trwałe, a także okażą się niezastąpione w codziennej pracy.